La digitalización certificada acaba con el papel en la empresa

digitalización certificada

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En España por persona gastamos al año en papel más de 318 kilos. Estos datos, demuestran que apenas hacemos optimización de la materia prima que utilizamos y lo que es peor, que aún estamos lejos de la digitalización parcial o total en las empresas.

Si analizamos el consumo de papel que las empresas españolas hacen a lo largo del año, podemos afirmar que prácticamente llegamos a malgastar un 40% además, de una cantidad ingente de dinero que podríamos destinar a otros recursos.

¿Realmente se puede prescindir del papel en las empresas? La respuesta es sí, y de una forma muy sencilla, a través de la digitalización certificada con la que se obtiene copias originales con pleno valor.

Todo sobre la digitalización certificada

Hasta hace relativamente poco tiempo, las empresas, organizaciones y organismos tenían la obligación de mantener sus facturas guardadas y registradas en papel durante al menos cinco años, lo que suponía pilas de documentación sobre archivos, mesas, carpetas… y cientos de impresiones.

Con la aparición de la digitalización certificada, todo ese caos se convirtió en orden, eficiencia y ahorro, pues a través de un sistema de escáner o técnicas fotoelectrónicas, convertimos un documento en una imagen digital codificada y plenamente legal.

Sin embargo, a la hora de aplicar un sistema de digitalización certificada en una empresa, no todo vale, esto es, se requiere de un software homologado, con un nivel de resolución mínima que cumpla con la normativa vigente de la Agencia Tributaria y que queda reflejada en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

Y es que, tal y como comentábamos, nada tiene que ver con hacer un simple escáner de un documento, sino que, mediante la digitalización certificada, concedemos valor legal a cada impreso, pudiendo destruir la versión en papel y quedando archivado y codificado para cualquier consulta necesaria.

El proceso de digitalización certificada trae consigo multitud de ventajas añadidas como una mejor eficiencia, productividad, ahorro de tiempos y costos y, por supuesto, una concienciación real de la entidad con el medio ambiente.

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